Üretici veya onun Topluluk içindeki yetkili temsilcisi Yeni Yaklaşım Direktiflerinde düzenlenen uygunluk değerlendirmesi prosedürlerinin bir parçası olarak bir AT Uygunluk Beyanı düzenlemelidir.
AT Uygunluk Beyanı, uygulanan bütün direktifleri, üreticiyi, üreticinin Topluluk içindeki yetkili temsilcisini, söz konusu olduğunda onaylanmış kuruluşu, ürünü ve mümkün olduğunda uyumlaştırılmış standartlara ve öteki normatif dokümanlara yapılan atıfları belirten bütün bilgileri içermelidir.
Yeni Yaklaşım Direktifleri üreticiye veya onun Topluluk içindeki yetkili temsilcisine, ürün piyasaya sürüldüğünde bir uygunluk beyanı düzenlemeleri zorunluluğu getirmektedir. Prosedüre bağlı olarak, AT Uygunluk Beyanı, ürünün ilgili direktiflerin temel gereklerine uygunluğunu veya tip incelemesi sonucu ilgili direktifin temel gereklerini karşıladığı belgelenen bir tipe uygun olduğunu temin etmelidir.
AT Uygunluk Beyanı, açıkça direktif herhangi başka bir süre öngörmedikçe, ürünün son üretim tarihinden itibaren en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu sorumluluk üreticiye veya onun Topluluk içindeki yetkili temsilcisine düşmektedir. Bazı durumlarda ithalatçı veya ürünü piyasaya süren kişi bu sorumluluğu taşımalıdır.
AT Uygunluk Beyanının muhtevası ilgili ürüne göre her direktifte ayrı ayrı belirlenir. EN 45014 standardı uygunluk beyanı ile ilgili olarak genel kriterleri saptamak amacıyla oluşturulmuştur ve bu standart Yeni Yaklaşım Direktifleri bakımından rehber doküman olarak da kullanılabilir.
Standarda göre beyan, doküman, etiket veya benzer bir formda olabilir ve kapsamına giren bütün ürünlerin takibini mümkün kılacak yeterli derecede bilgiyi içermelidir.
Asgari olarak aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır:
● Beyanı düzenleyen üreticinin veya yetkili temsilcisinin adı ve adresi;
● Ürünün tanımı (adı, tipi veya model numarası ve grup veya seri numarası, kaynaklar ve parça numaraları gibi tamamlayıcı bilgiler);
● Riayet edilen tüm hükümler;
● Kesin, tam ve açıkça tanımlanmış bir şekilde olmak üzere, atıfta bulunulan standartlar ve öteki normatif dokümanlar (ulusal teknik standartlar ve spesifikasyonlar gibi);
● Mümkünse, sağlanabilecek bütün tamamlayıcı bilgiler(örneğin; cins, kategori);
● Beyanın düzenlenme tarihi;
● Yetkili kişinin imzası, unvanı veya eşdeğer bir işareti; ve
● Beyanın sadece üretici veya icabında yetkili temsilcinin sorumluluğunda düzenlendiğini belirten bir ifade.
AT Uygunluk Beyanında bulunacak öteki yararlı bilgiler uygunluk değerlendirme sürecine dahil olması halinde onaylanmış kuruluşun adı, adresi ve kimlik numarası ve teknik dosyayı saklayacak olan kişinin adı ve adresidir.
Bir ürüne birden fazla Yeni Yaklaşım Direktifinin uygulandığı durumlarda üretici veya yetkili temsilcisi bütün beyanları bir tek dokümanda toplayabilir. Ancak, eğer direktif özel bir AT Uygunluk Beyanı formatı düzenlemişse(Kişisel Koruyucu Ekipmanlar Direktifinde olduğu gibi) bu mümkün olmayacaktır. Yine, AT Uygunluk Beyanı sadece bir direktifi kapsayıp kapsamadığı bilgisini de sağlamak zorundadır. Böyle bir durumda, beyan üreticinin Topluluk mevzuatına uyup uymadığını veya geçiş dönemi boyunca hangi mevzuatı uygulamayı seçtiğini doğrulamak için öteki direktiflere bir atıf içermelidir.
AT Uygunluk beyanı gözetim kurumları istediğinde derhal sunulmak üzere hazır bulundurulmalıdır. Ayrıca, Makinalar, Gaz Yakan Aletler, Patlayıcı Ortamlarda Kullanılan Ekipmanlar, Gezinti Tekneleri, Asansörler ve Yüksek Hızda Ray Sistemleri Direktifleri AT Uygunluk Beyanının ürünle birlikte bulunmasını (ürüne eşlik etmesini) gerektirmektedir.
AT Uygunluk Beyanı Topluluk resmi dillerinden birinde düzenlenmek zorundadır. Topluluk direktifleri beyanın dili ile ilgili olarak daha sıkı hükümler içermiyorsa, Üye Devletlerin özel bir dil kullanma ihtiyaçları AT Anlaşmasının 28 ve 30 uncu maddelerine göre her durum için ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Ancak, uygunluk beyanını taşıması gereken ürünler için beyan kullanılacak olan ülkenin resmi dilinde olmak zorundadır. Bu durumlarda, üretici, yetkili temsilcisi veya dağıtıcı tarafından bir tercüme temin edilmelidir. Ayrıca, beyanın orijinal dilde bir örneği de sunulmalıdır.
AT Uygunluk Deklarasyonu, ürün, üretici veya üretici temsilcisi, gerekliliği olan ürün gruplarında Onaylanmış Kuruluş ve harmonize standartlar ile ilgili aşağıda sıraladığımız bilgileri içermelidir.Ürünün tanımı